หากต้องการบริหารเงินส่วนตัวหรือของครอบครัวอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นจะ ต้องพึ่งการทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย หรือก็คือการติดตาม และบันทึกการใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นนั่นเอง ซึ่งวิธีนี้จะทำ ให้สามารถรับรู้ได้ถึงพฤติกรรมการใช้จ่าย เพื่อที่จะนำมาใช้ปรับปรุงต่อไป
การทำธุรกิจและการตลาดเองก็เช่นกันที่จะต้องมีการติดตามและบันทึก ผลในด้านต่างๆ ซึ่งรวมถึงสิ่งที่อยู่นอกเหนือจากการใช้จ่ายงบประมาณ
ในเรื่องนี้บ๊อบ พาร์สัน ซีอีโอ ของ บริษัท GoDaddy.com ซึ่งเป็นเจ้าของ เว็บโดเมนกว่า 55 ล้านชื่อและมีรายได้ กว่า 1.44 พันล้านดอลลาร์สหรัฐ กล่าว ว่า "จงบันทึกและประเมินผลทุกอย่างที่สำคัญ เพราะทุกสิ่งที่ผ่านการบันทึกและประเมินผลจะพัฒนาขึ้น"
+ จะตรวจวัดอะไร?
อย่างไรก็ตาม กระบวนการดังกล่าวนี้ พูดง่ายกว่าทำ เนื่องจากการดำเนินการของธุรกิจมีสิ่งต่างๆ เกิดขึ้นพร้อมกันมาก มาย การเลือกสิ่งที่จะบันทึกและติดตามผล จึงเป็นเรื่องยาก
เดฟ แมคคูล นักธุรกิจและนักลงทุน ขั้นต้น (Angel Investors) รวมถึงเป็นผู้ก่อตั้ง 500 Startups ซึ่งเป็นโครงการสนับสนุนการก่อตั้งธุรกิจ ได้ให้คำแนะนำว่า พื้นฐานของธุรกิจประกอบด้วย 5 ปัจจัย คือ การซื้อ, การใช้งาน, ความต่อเนื่อง, การบอกต่อและผลกำไร
ดังนั้นการจะหาว่าปัจจัยใดใน 5 ปัจจัยดังกล่าวเป็นสิ่งที่ธุรกิจหนึ่งๆ จะต้องบันทึกและประเมินผล ก็ต้องถามตน เองว่า 1.มีกี่ช่องทางที่ลูกค้าสามารถใช้บริการของธุรกิจได้ และในแต่ละช่องทาง มีลูกค้าจำนวนเท่าใด 2.มีลูกค้าจำนวนเท่าใดที่ใช้สินค้าหรือบริการเป็นครั้งแรก 3.ลูกค้าจำนวนเท่าใดที่มาใช้บริการซ้ำ 4.ลูกค้าจำนวนเท่าใดที่แนะนำคนอื่นให้มาเป็นลูกค้า 5.ลูกค้าทำกำไรให้แก่ธุรกิจอย่างไรและเท่าใด
+ ต้องรักษาวินัย
เช่นเดียวกับการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายที่ผู้ทำจะต้องมีวินัยบันทึกทุกอย่าง ตามที่เป็นจริง การบันทึกและติดตามผลการดำเนินงานก็เช่นเดียวกัน
ด้วยเหตุนี้เมื่อเริ่มทำการบันทึกและติดตามผลแล้ว จะต้องทำอย่างสม่ำเสมอเช่นเดียวกัน ซึ่งวิธีที่จะรักษาความสม่ำเสมอได้ดีที่สุดคือ การจัดประชุมเพื่อประเมินผลเป็นประจำตามช่วงเวลาที่เหมาะสม เช่น รายสัปดาห์ เดือนหรือไตรมาส เป็นต้น และด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าขึ้นปัจจุบันมีหลายธุรกิจที่มีการประเมินผลเป็นรายวันหรือแม้แต่แบบเรียลไทม์
ทั้งนี้ธุรกิจใหม่หรือแผนการตลาดที่ใช้เป็นครั้งแรก ควรจะมีการประเมินผลที่ บ่อยกว่า เนื่องจากด้วยความใหม่จึงมักจะ ต้องการการปรับปรุงให้เหมาะสมเมื่อใช้งานจริง
อย่างไรก็ตาม การประเมินผลเองก็เป็นอีกจุดที่สำคัญ โดยจะต้องมองให้ออก ว่าข้อมูลที่ได้มาแสดงถึงสิ่งใด เช่น จากการทำแคมเปญ ทำให้มีผู้มาใช้บริการ 1,000 คน และทุกคนได้ลองใช้สินค้าหรือ บริการ แต่ไม่มีใครกลับมาใช้บริการอีก ข้อมูลนี้แสดงว่า แคมเปญประสบความสำเร็จ ในการกระตุ้นให้กลุ่มเป้าหมายสนใจ จนเกิดการซื้อและใช้งาน แต่มีปัญหาในการสร้างความต่อเนื่อง เป็นต้น
ดังนั้น สิ่งที่จะต้องให้ความสนใจคือ ทำอย่างไรให้ลูกค้ากลับมาซื้อสินค้าหรือใช้บริการซ้ำ ในขณะที่ส่วนอื่นของแคมเปญ สามารถคงไว้เช่นเดิมได้
+ ควบคุมตนเอง
แม้การบันทึกและประเมินผลจะช่วยให้ผู้ประกอบการและนักการตลาดทราบได้ว่าจะบริหารเงินทุนและทรัพยากร อย่างไร หรือควรเน้นไปที่จุดใด แต่ยังคงมีข้อควรระวังในการใช้กลยุทธ์นี้อยู่
ใช้แต่พอดี การบันทึกและประเมินผลเป็นสิ่งต้องทำ แต่ก็ไม่ควรทำมากเกินไป เนื่องจากกระบวนการนี้ต้องอาศัยทั้งกำลังคน ทุนและเวลา ซึ่งหากต้องทำการบันทึกและประเมินผลในทุกๆ เรื่องจะเกิดความล้าหรือ analysis paralysis ที่ส่งผลให้คุณภาพการบันทึกและประเมินผลโดยรวมลดลง นำไปสู่การสูญเสียทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์
ด้วยเหตุนี้ควรใช้การประเมินตามที่ เดฟ แมคคูล แนะนำและวิเคราะห์ว่าปัจจัยใดที่สำคัญต่อธุรกิจหรือแคมเปญจริงๆ
แบ่งงานกันทำ ต้องกำหนดหน้า ที่ติดตามผลให้แก่พนักงานหรือหน่วยงานที่เหมาะสม เช่น ฝ่ายการตลาดควรจะเป็นผู้ติดตามบันทึกข้อมูลเกี่ยว กับการซื้อ เนื่องจากเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่คิดวิธีชักจูงผู้บริโภคให้มาซื้อสินค้าหรือบริการ ซึ่งการแบ่งงานนี้จะ ช่วยกระตุ้นให้เกิดการสื่อสารภายในองค์กร และเสริมความชัดเจนของแต่ ละหน่วยงาน
หวังให้สูง จากการวิเคราะห์ผลงานที่ผ่านมาอย่างต่อเนื่องจนถึงระดับ หนึ่ง ย่อมทำให้สามารถคาดการณ์แนว ทางในอนาคตได้ด้วย แต่ความไม่แน่นอนเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ ดังนั้นใช่ว่าการคาดการณ์อนาคตจากข้อมูลในอดีตจะถูกต้องเสมอไป
ดังนั้นควรจะต้องวางเป้าหมาย ในอนาคตให้สูงกว่าที่ได้จากการประเมินเพื่อรักษาหรือกระตุ้นความ รวดเร็วของอัตราการเติบโต